Един документ, едно ясно място

Събирайте фактурите, банковите извлечения и свързаните приложения в общо работно пространство. Отбелязвайте към коя фирма и период принадлежат. При корекция пазете връзката с предишния документ, вместо да създавате неразличими копия с имена като „последен-нов-финален“.

Какво да проверите при получаване

• Документът предназначен ли е за правилната фирма?
• Четливи ли са всички страници и приложения?
• Има ли същият документ вече в архива?
• Ясно ли е какво е закупено или предоставено?
• Нужно ли е уточнение от издателя или счетоводителя?

Това е организационна проверка. Данъчната и счетоводната преценка зависи от конкретния документ и операция.

Уговорете предаването със счетоводителя

Определете как ще предавате документите и как ще получавате въпросите по тях. Не приемайте, че качен файл означава проверен или осчетоводен документ. Разграничете получаването, обработката и приключването на периода.

Онлайн достъпът и архивът са различни задачи

Срокът на достъп в една платформа не определя законовия срок за съхранение на всички фирмени документи. Законът за счетоводството различава категории информация с различни срокове. Уточнете с Вашия счетоводител кои правила се отнасят до документите Ви и поддържайте подходящ собствен архив.

При избор на софтуер проверете как се изтеглят оригиналите и справките, какво остава достъпно след края на периода и как се процедира при прекратяване на услугата.