Условия за използване на ACP. Версия website-application-2026-10-26-1. Подаването на заявление подлежи на проверка и не активира достъп.

1. Доставчик, клиент и предмет

1.1. Доставчик на платформата ACP е „Кийган Солюшънс“ ЕООД, ЕИК 175203784, със седалище и адрес на управление гр. София, Западен парк 82, представлявано от Иван Танев, имейл за контакт: info@keagansolutions.com, наричано „Доставчик“.

1.2. Клиент е предприятието или лицето, което има право да използва ACP за своята стопанска дейност, представлявано от надлежно упълномощен потребител. Потребителят потвърждава правото си да действа от името на Клиента и да предоставя обработваните данни.

1.3. ACP предоставя технически инструменти за въвеждане, обработване, преглед, изтегляне и ограничено съхраняване на документи и счетоводна информация. Услугата се използва чрез самостоятелно обслужване. Допълнителните платени възможности са отделни от безплатния обхват и не означават поемане на счетоводното обслужване на Клиента.

1.4. Освен при отделен изричен договор Доставчикът не е счетоводител, съставител на финансовите отчети, одитор, данъчен или правен консултант на Клиента и не поема задължение да следи неговите срокове, да преглежда всяка операция, да подава декларации, да подписва документи или да извършва плащания.

1.5. Безплатният обхват включва обработване и електронно съхраняване на документи за последните 18 месеца и основни счетоводни функции за осчетоводяване на една фирма. Докато този обхват се предоставя като безплатна услуга и е достъпен, за използването му не се начислява такса. Това е обещание за липса на цена за описания безплатен обхват, а не гаранция за непрекъсната наличност, безгрешност, определено време за възстановяване или безсрочно съществуване на платформата.

1.6. В допустимите от приложимото право граници Доставчикът може по всяко време да променя, ограничава, спира временно или прекратява безплатната услуга, включително без предварително индивидуално уведомяване, когато такова уведомяване не е задължително. Причини могат да бъдат технически промени, поддръжка, сигурност, злоупотреби, нормативни изисквания или прекратяване на безплатния модел или платформата. Задължителните законови срокове за уведомяване, достъп, получаване или преносимост на данни остават приложими. Не се начисляват със задна дата такси за вече използвания безплатен обхват; платена услуга се възлага отделно.

1.7. Платени допълнения, автоматизации и други допълнителни възможности се описват и заявяват в съответния панел на ACP или чрез искане до info@keagansolutions.com. Преди поръчване се уточняват конкретната услуга, цена, период и приложимите условия. Показана бъдеща възможност или изпратено запитване сами по себе си не означават приета поръчка. Не се обещават постоянна наличност на всяко допълнение, безгрешна работа или безсрочно съществуване на платформата. Конкретно приета платена поръчка се изпълнява съобразно договорения обхват или се прилага възстановяването по т. 1.8.

1.8. Ако предплатена услуга не бъде предоставена, Доставчикът връща платената за непредоставената услуга сума в срок до 7 календарни дни от датата, на която услугата е трябвало да бъде предоставена, или от по-ранния отказ на Доставчика да я предостави. При прекратяване на платформата срокът за връщане на суми за непредоставени предплатени услуги започва от прекратяването. Възстановяването е парично, а не задължителен кредит за бъдещо използване. Общите уговорки за липса на гарантирана наличност не отменят това задължение или други неотменими законови права.

2. Самостоятелни действия и задължения на Клиента

2.1. Клиентът организира счетоводната си дейност, определя отговорните лица и осигурява необходимата професионална проверка. Той отговаря за законността, истинността, пълнотата, четливостта, навременността и правилното отнасяне на предоставената информация към съответната фирма, лице, документ, месец и година.

2.2. Клиентът проверява дали всеки файл е качен успешно, дали е правилният файл и дали съдържанието и приложението му съответстват на операцията. Името на файл, успешно качване, автоматично разпознаване или наличие в списък не удостоверяват правилност или пълнота.

2.3. Клиентът проверява въведените и изчислените суми, дати, валути, данъчни основания, контрагенти, персонал, банкови сметки и резултати. Той поправя установените грешки чрез предвидения ред и организира подаването на необходимите корекции пред компетентните органи.

2.4. Клиентът осигурява подписването, подаването и плащането чрез съответните външни системи, проверява получаването и приемането им и съхранява потвържденията. Изтеглен файл, създадено платежно нареждане или статус в ACP не означават сами по себе си, че декларация е подадена или приета, задължение е платено или законово изискване е изпълнено.

2.5. Клиентът избира лицата с достъп, предоставя само необходимите права, пази средствата за идентификация и своевременно отнема ненужния достъп. Достъпът до персонални документи, заплати и пълни архиви се предоставя само на оправомощени лица.

3. Автоматизирана обработка

3.1. Автоматичните предложения, правила, изчисления, счетоводни операции, отчети и експорти са функционалности на софтуера. Те зависят от предоставените данни, приложимата версия, поддържаните случаи и направените от потребителя избори. Не заместват професионалната преценка и не представляват гаранция за правилен резултат при всички фактически и правни обстоятелства.

3.2. Клиентът проверява резултата преди потвърждаване, приключване на период, подписване, подаване, плащане или друго използване с правни последици. Автоматичното предложение не представлява самостоятелно одобрение от Доставчика на конкретната операция.

3.3. При отделно предоставяне на бъдещи функции с изкуствен интелект или разпознаване на документи се прилагат допълнителни условия за обхвата, необходимия човешки контрол и разрешените действия. ACP 2.0 не предоставя AI счетоводно обслужване.

4. Достъп до файлове и срокове на хостинга

4.1. Файловете се предоставят чрез защитени връзки за изтегляне в ACP след проверка на правата за достъп. FTP услуга не се предоставя.

4.2. Безплатното онлайн обработване и съхраняване обхваща последните 18 месеца при условията на т. 1.5 и 1.6. Този период определя обхвата на безплатната услуга, а не законовия срок за пазене на документите от Клиента и не представлява гаранция за непрекъснат достъп.

4.3. Платеният разширен хостинг предоставя търсене и достъп до по-стара документна история в ACP за договорения срок и обем. Конкретните периоди, лимити, цена, подновяване и условия за прекратяване се посочват в съответната приета поръчка. Той не променя правата на отделните потребители и не означава безсрочно съхраняване.

4.4. Оперативните данни за текущия активен месец или година могат да останат необходими за работа, независимо от възрастта на отделен документ. Оперативна база, документен хостинг и законов архив имат различни цели. Безплатната наличност се урежда от т. 1.5 и 1.6; конкретно договорените платени услуги и възстановяването на предплатени суми се уреждат отделно.

4.5. След изтичане на приложимия срок или прекратяване на услугата достъпът и последващото съхраняване се уреждат според приложимото право, конкретната поръчка и споразумението за обработване на данни. Не се обещава постоянно действащ архивен портал след спиране на платформата. Когато законът или договорът изискват уведомяване, срок за извличане, предаване или връщане на данни, те се спазват. Спирането на услугата не означава автоматично заличаване на данни, за които съществува задължение за запазване.

5. Независим архив и изтегляне

5.1. Клиентът редовно, съобразно обема и значимостта на своята работа, самостоятелно изтегля, проверява и пази необходимите документи, месечни и годишни архиви на подходящи носители извън ACP. Клиентът не отлага независимото архивиране до прекратяване на услугата и не разчита на бъдещо предупреждение или гарантирана възможност за последно изтегляне. Той осигурява изискуемото по закон съхраняване, достъпност, четливост и предаване на счетоводната и трудовата информация за съответните срокове.

5.2. Клиентът проверява дали архивът се отваря, дали съдържа необходимите документи и дали посоченият опис съответства на неговите записи. Той не разчита единствено на наличието на бутон „Изтегли“ или на история на изтеглянията като доказателство, че разполага с работещо независимо копие.

5.3. Техническите резервни копия на Доставчика служат за договорените оперативни цели. Освен ако изрично е уговорено друго, те не представляват индивидуална услуга за законово архивиране на Клиента и не отменят неговото задължение по т. 5.1. Реално договорените задължения за сигурност и възстановяване на услугата остават приложими.

5.4. Възстановяване от клиентски архив се извършва при поддържан формат, успешна проверка, достатъчни права и липса на конфликт с текущите данни. Възстановяването на история за преглед не отваря автоматично приключена година и не отменя по-нови операции. Допълнителна работа, миграция между версии и приложими такси се уреждат с отделна писмена уговорка преди извършване на услугата.

5.5. Докато съответните функции на платформата работят и данните са налични, ACP предоставя възможност за изтегляне на поддържаните документни и отчетни архиви. Не се гарантира, че всеки архив ще бъде достъпен във всеки момент, че ще бъде изпратен автоматично по имейл или че достъпът ще продължи след спиране на услугата. Възможността за изтегляне не е услуга за безсрочно съхраняване и не отменя задължението на Клиента да пази собствени проверени копия. Задължителните права за получаване на данни и задълженията за тяхното връщане се запазват.

6. Прекратяване и преместване

6.1. При прекратяване на използването или преместване към друг сървър или база Клиентът определя упълномощено лице за получаване и проверка на пълния архив и избира място за последващо съхраняване.

6.2. Премахването на клиентски данни от оперативната база се извършва по документирано искане или на друго приложимо основание, след проверен архив и изпълнение на договорените условия за предаване и изтриване. При преместване получаващата страна потвърждава проверката и възстановяването преди премахване на източника.

6.3. Пароли, активни сесии и стари права за достъп не се възстановяват автоматично. След преместване се определят актуални права и нови средства за вход.

7. Лични данни и поверителност

7.1. Страните определят действителните си роли по защитата на личните данни. Когато Доставчикът обработва данни от името на Клиента, се сключва отделно споразумение по чл. 28 от Регламент (ЕС) 2016/679 с описание на обработването, мерките за сигурност, подизпълнителите, съдействието, инцидентите и връщането или изтриването на данните.

7.2. Клиентът осигурява необходимото основание за предоставяне на лични данни и информиране на засегнатите лица. Доставчикът изпълнява собствените си приложими задължения за защита, поверителност и сигурност. Тези задължения не се прехвърлят изцяло върху Клиента чрез настоящите условия.

7.3. Информацията за личните данни е достъпна в раздел „Лични данни“ на сайта. Информация за необходимите доставчици, получателите и приложимото споразумение за обработване се предоставя преди започване на съответната обработка и при запитване до info@keagansolutions.com. Сроковете за заявленията са посочени в информацията за личните данни; сроковете за клиентските данни, архивите и техническите копия се уреждат според отделните им цели и приложимото споразумение.

7.4. ЕГН, личен номер на чужденец, номер на документ за самоличност и дата на раждане се обработват само за конкретна, необходима цел и при установено правно основание. Те не се изискват рутинно при началното заявление за ACP. Самоличността се установява чрез проверения квалифициран електронен подпис и отделна проверка на представителната власт. Допълнителен идентификатор се иска само при обоснована необходимост, с информация защо е нужен, кой ще го получи и колко време ще се пази. ЕГН не е парола и не е единствено средство за отдалечена идентификация.

7.5. Копия на документи за самоличност не се събират за обикновено заявление за достъп. Изключение е допустимо само при конкретно законово основание, съгласно чл. 25г ЗЗЛД. Подписан документ или удостоверение за КЕП може да съдържа идентификатор; това не разрешава използването му за други цели. Данни в електронно подписан файл не се заличават след подписването по начин, който нарушава подписа; при излишни данни се подготвя и подписва нов подходящ документ.

7.6. Заявленията, подписите и пълномощните се предоставят само на оправомощени проверяващи и необходимите договорно обвързани доставчици. Не се публикуват в сайта, не се включват в адреси на страници, теми на имейли, аналитични събития или диагностични журнали. При договорено изпращане като имейл приложения се прилагат оценени мерки за транспорт, защита на пощенската кутия, достъп и премахване на копията. Самото наличие на TLS не гарантира защита на всяко последващо копие.

7.7. Политиката за личните данни определя администратора, цели и основания по категории лица, получатели, трансфери извън ЕИП, отделни срокове за незавършени, отхвърлени и одобрени заявления и доказателства, права и контакт с КЗЛД. Отметка за запознаване с условията не е съгласие за ненужно събиране на идентификатори. Законните права и собствените задължения на Доставчика се запазват независимо от договорното разпределение на отговорностите.

8. Разпределение и ограничаване на отговорността

8.1. В допустимите от закона граници Доставчикът не отговаря за последици, причинени от неправилни, непълни, закъснели или неправомерно предоставени от Клиента данни; неправилно прикачени файлове; непроверени от Клиента резултати; неподадени декларации; неизвършени плащания; пропуснати срокове; или неизпълнение на задължението на Клиента да пази независим архив, доколкото тези последици не са причинени от нарушение на Доставчика.

8.2. Самото предоставяне на автоматизирана функция не означава поемане на счетоводна или консултантска отговорност за решенията на Клиента. Тази уговорка не освобождава Доставчика от отговорност за собственото му неизпълнение на изрично договорените технически услуги в случаите, в които законът предвижда такава отговорност.

8.3. Обхватът и размерът на отговорността за конкретно нарушение се определят според приложимото право и изрично договорените задължения. Настоящите условия не въвеждат общ паричен таван на отговорността. Отделна уговорка не може да изключва отговорност или права, чието ограничаване е забранено от закона.

8.4. Нищо в условията не изключва или ограничава отговорност за умисъл, груба небрежност или друга отговорност, чието изключване или ограничаване е недопустимо по приложимото право. Не се ограничават неотменими права на субекти на данни или други защитени лица.

8.5. Доставчикът не поема отговорност за бизнес решения, счетоводни политики, данъчни позиции или неправомерни инструкции на Клиента само защото са въведени или изпълнени чрез ACP. Клиентът организира професионалния контрол, законовия архив и достъпа на своите служители и счетоводители. При липса на отделна изрична уговорка не се обещава непрекъсната или безгрешна работа във всякаква среда или възстановяване на всяка клиентска грешка. Това не отменя договорените функции, срокове на съхранение, сигурност и задължения за отстраняване на неизпълнение.

8.6. Загуба или недостъпност на данни се оценява според причината, поетите задължения и приложимото право. Липсата на независимо копие при Клиента не освобождава Доставчика автоматично от собствено нарушение. В допустимия от закона обхват отговорност не се носи за вреди, причинени единствено от неправомерни действия на Клиента или трети лица извън отговорността и разумния контрол на Доставчика. Кибератака сама по себе си не доказва липса на отговорност. Приложимите задължения за реакция, съдействие и уведомяване при инцидент се запазват.

9. Приемане, версии и контакт

9.1. Преди започване на използването Клиентът получава възможност да прегледа и изтегли действащата версия на условията, приложимата тарифа, политиката за поверителност и споразумението за обработване на данни.

9.2. Приемането се записва с версията на документите, дата, фирма и самоличност/правомощие на приемащото лице. Промените на безплатната услуга се уреждат от т. 1.6. Изменения на приети платени поръчки, задължителни уведомявания и права върху данните се уреждат по приложимия закон и договор; публикуването на нов текст не отменя тези права със задна дата.

9.3. За заявки за архив, корекции, прекратяване и инциденти: info@keagansolutions.com. Посочете фирмата, ЕИК и искането; не изпращайте лична карта или ненужни лични идентификатори. Преди предоставяне или промяна на данни се проверяват самоличността и правомощията на заявителя. Прилага се българското право, при запазване на задължителните правила и права. Споровете се разглеждат от компетентния съд съгласно приложимия закон.

9.4. Заявлението за достъп съдържа избрания панел, данните на фирмата и заявителя, версията на приложените условия и декларация за представителната власт. Подписаното заявление и необходимото пълномощно се проверяват от оператор. Успешно качване или изпратен имейл не означават одобрение, проверен КЕП, сключен договор или предоставени права. Когато заявлението е подадено от упълномощен счетоводител, обхватът на пълномощното трябва да покрива съответните действия в ACP; пълномощно само за НАП не се приема автоматично за достатъчно.