Администратор на данните за заявлението

„Кийган Солюшънс“ ЕООД, ЕИК 175203784, представлявано от Иван Танев. Седалище и адрес на управление: гр. София, Западен парк 82. Контакт: info@keagansolutions.com.

Какво обработва формата

Фирмени данни, имена, имейл и телефон на заявителя, избран достъп, PDF заявление, подпис и необходимото пълномощно. Данните се изпращат към защитения сървър само при действие от Вас. Не се записват в localStorage и не се използват за реклама. Техническата сесия свързва Вашите данни, PDF и прикачени файлове.

ЕГН, лична карта и дата на раждане

Това са лични данни. ЕГН е национален идентификатор с допълнителни изисквания за защита, а не парола или самостоятелно доказателство за самоличност. Не го изискваме в началната форма; използваме проверената самоличност от КЕП. Допълнителен идентификатор може да се поиска само при установена необходимост, обяснена цел и правно основание, чрез защитен канал. Не извличаме дата на раждане от ЕГН за други цели.

Не приемаме копия на лични карти. Чл. 25г ЗЗЛД допуска копиране на документ за самоличност само когато е предвидено със закон. Номерът на лична карта и датата на раждане не са необходими за тази начална заявка. КЕП и пълномощното може вече да съдържат лични идентификатори; достъпът до тях трябва да бъде ограничен.

Цели, основания и получатели

Целите са обработване на искането, контакт със заявителя, проверка на представителството, предотвратяване на злоупотреби и доказване на одобрения достъп. Преддоговорното основание се използва само когато лицето е страна по бъдещия договор; за представителите и контактните лица се преценява легитимен интерес с документирана оценка. Законова необходимост се посочва с конкретна разпоредба. Отметката за запознаване не е общо съгласие за неограничена обработка.

Предвиденият получател е оправомощеният екип на Keagan Solutions, info@keagansolutions.com, и необходимите договорно обвързани доставчици на хостинг, поща и подписване. Заявленията се пазят в защитено хранилище и се изпращат по шифрована връзка до пощенския сървър на получателя. Достъпът е ограничен до оправомощения екип. Пощенските копия следват същата политика за съхранение. В темата и името на файловете не се включва ЕГН.

Срокове и защита

Незавършените заявления се изтриват до 24 часа след последното действие по тях. Отхвърлените или оттеглените заявления и свързаните с тях документи се пазят до 90 дни след отхвърлянето или оттеглянето, след което се изтриват. За одобрените заявления се пазят само необходимите доказателства за самоличност, представителство и предоставен достъп, докато са нужни за услугата и за приложими правни претенции. При конкретно законово задължение или висящ спор необходимите доказателства се запазват за съответния срок с ограничен достъп. Пощенските копия на заявленията се подчиняват на същите срокове. Тези срокове се отнасят до регистрацията, а не до счетоводните архиви на клиентите. Файловете се съхраняват извън публичната директория и не са достъпни чрез публичен списък или връзка за чуждо заявление.

Вашите права

При приложимите законови условия имате право на достъп, поправка, изтриване, ограничаване, възражение и преносимост. При обработка на основание съгласие можете да го оттеглите за в бъдеще. Можете да подадете жалба до КЗЛД. По въпроси за данните: info@keagansolutions.com; не изпращайте идентификационни документи с първоначалното запитване. Заявленията се одобряват от човек, без автоматично решение за достъп.

Данни на фирмата в ACP

Ролята на доставчика за регистрацията е различна от обработването от името на фирмата на счетоводни и персонални данни. Последното изисква отделно споразумение по чл. 28 GDPR. То определя инструкциите, поверителността, сигурността, подизпълнителите, инцидентите, съдействието и връщането или изтриването.

Източници: GDPR, чл. 5, 6, 13, 28, 32, 82 и 87; ЗЗЛД, чл. 25г и 25ж.