Събирането на информация и документи и комплектоването на лично трудово досие за всеки служител е задължително. По този начин се осигурява изчерпателна информация за всички служители в дадена компания, която да бъде използвана при нужда.
Тази информация трябва да бъде официална, точна, стандартизирана и аналитична. Тя трябва да характеризира развитието на служителя и да е достъпна, организирана и лесна за работа.
Комплектоването на индивидуалното досие на служителя започва с подписването на трудов договор. Част от първоначалните документи се предоставят от служителя, а друга част се изготвят от работодателя.